Krajowy System e-Faktur

Z Encyklopedia Zarządzania
Grafika GIF: fakturuj online od 17zł z aplikacją dla firm Comarch ERP XT

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna, która ma na celu ujednolicenie i cyfryzację procesu wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Niesie ona za sobą szereg zmian, wyzwań i szans. Elektroniczny system fakturowania to rewolucja w księgowości. E-faktury to najnowszy obowiązek i szansa na digitalizację.

TL;DR

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to elektroniczna platforma do wystawiania i odbierania faktur, która ma na celu cyfryzację i ujednolicenie procesów fakturowania w Polsce, stając się obowiązkową dla przedsiębiorców od 2026 roku. Wprowadzenie KSeF niesie za sobą zarówno korzyści, takie jak automatyzacja i szybszy zwrot VAT, jak i wyzwania związane z dostosowaniem systemów i szkoleniem pracowników. Pomimo konieczności adaptacji do nowego systemu, KSeF oferuje potencjał do zwiększenia efektywności i konkurencyjności firm.

Czym jest KSeF, kiedy i dla kogo staje się obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur to centralna baza faktur elektronicznych, nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). Umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Dzięki temu systemowi, faktury będą przesyłane i udostępniane w sposób elektroniczny, co ma na celu usprawnienie i uszczelnienie systemu podatkowego.

Początkowo planowano, że obowiązkowy KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Jednak ze względu na wykryte błędy w systemie oraz niewystarczającą gotowość przedsiębiorców na taką zmianę w fakturowaniu, termin ten został przesunięty. Zgodnie z aktualnymi informacjami, obowiązkowe stosowanie KSeF będzie wprowadzane etapami:

  • 1 lutego 2026 roku – obowiązek wejdzie w życie dla podmiotów, których wartość sprzedaży w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł.
  • 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców.

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, w tym:

  • czynnych podatników VAT,
  • podatników zwolnionych z VAT,
  • podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski NIP.

Planowane modyfikacje

  • Załączniki do e-faktur – planowane jest wprowadzenie możliwości dodawania załączników do e-faktur w formie XML.
  • Tryb offline i faktury tradycyjne – przewidziano okres przejściowy, w którym podatnicy będą mogli korzystać z trybu offline, Ci wykluczeni cyfrowo będą mogli wystawiać faktury w tradycyjnej formie do końca września 2026 r.
  • Faktury B2C – projekt przewiduje możliwość dobrowolnego wystawiania faktur B2C przez KSeF.
  • Nowa struktura logiczna – planowane jest wdrożenie nowej struktury logicznej FA(3), która ma na celu poprawę stabilności systemu.
  • Bezpieczeństwo – tokeny uwierzytelniające mają być zastąpione certyfikatami, co ma zwiększyć bezpieczeństwo systemu.

Korzyści

KSeF może wydawać się sporym wyzwaniem dla przedsiębiorców – to nie tylko nowy system, ale też zupełnie nowy sposób działalności firmy. Mimo, że cyfryzacja staje się nieodłącznym elementem rozwoju przedsiębiorstw, wiele firm nadal waha się i czeka z wdrożeniem KSeF. Nowe, zaawansowane rozwiązania mogą być generować lęk, jednak podobnie jak inne nowoczesne technologie, KSeF powstał w celu ułatwienia obowiązków księgowego oraz przyspieszenia i zwiększenia wydajności pracy całej firmy.

Ministerstwo Finansów aktywnie prowadzi konsultacje społeczne, aby uwzględnić opinie i potrzeby przedsiębiorców. Planowane jest także uruchomienie infolinii technicznej i udostępnienie podręcznika wdrożeniowego oraz wprowadzenie rozwiązań ułatwiających korzystanie z systemu, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców.

Co jeszcze może przekonać firmy do jak najszybszego wprowadzenia KSeF?

  • Ujednolicenie formatu faktur – faktury ustrukturyzowane w formacie XML zastąpią dotychczasowe faktury papierowe i elektroniczne, co uprości i zautomatyzuje fakturowanie.
  • Automatyzacja procesów – system umożliwi automatyczne przetwarzanie faktur, co przyspieszy obieg dokumentów i zmniejszy ryzyko błędów.
  • Szybszy zwrot VAT – przedsiębiorcy korzystający z KSeF będą mogli liczyć na szybszy zwrot podatku VAT.
  • Lepsza kontrola podatkowa – KAS zyska bieżący dostęp do danych z faktur, co ułatwi kontrolę prawidłowości rozliczeń podatkowych i zapobiegnie nadużyciom.
  • Archiwizacja faktur – faktury będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat, co zdejmie z przedsiębiorców obowiązek ich archiwizacji oraz zabezpieczy dokumenty przed fizycznym zniszczeniem.
  • Ułatwienia w korygowaniu faktur – system ułatwi proces korygowania błędnie wystawionych faktur.

Wyzwania

Oczywiście każdy przedsiębiorca obawia się tak dużej zmiany w systemie działania swojej firmy. To prawda, że oprócz licznych korzyści, wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niesie za sobą również szereg wyzwań, z którymi będą musieli oni się zmierzyć. Do najważniejszych należą:

  • Dostosowanie systemów informatycznych – wiele firm będzie musiało zaktualizować lub wymienić swoje systemy finansowo-księgowe, aby umożliwić integrację z KSeF. To wiąże się z kosztami i czasem potrzebnym na wdrożenie zmian.
  • Szkolenie pracowników – pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie i księgowość będą musieli zdobyć nową wiedzę i umiejętności w zakresie obsługi KSeF, a szkolenia powinny obejmować zarówno aspekty techniczne, jak i merytoryczne związane z nowymi przepisami.
  • Zarządzanie zmianą – wprowadzenie KSeF to duża zmiana organizacyjna, która może spotkać się z oporem pracowników, dlatego kluczowe jest odpowiednie zarządzanie procesem zmiany i zapewnienie wsparcia dla pracowników.
  • Problemy techniczne – jak każde nowe rozwiązanie informatyczne, KSeF może napotkać problemy techniczne, takie jak awarie systemu czy problemy z integracją, ważnym jest aby zapoznać się z procedurami w przypadku awarii systemu.
  • Bezpieczeństwo danych – przetwarzanie dużej ilości danych finansowych w systemie KSeF wymaga zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i zadbać o ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem.
  • Weryfikacja danych – KSeF weryfikuje poprawność struktury faktur, ale nie sprawdza poprawności danych merytorycznych, co sprawia, że przedsiębiorcy muszą zadbać o dokładność wprowadzanych danych, aby uniknąć błędów.

Aby sprostać tym wyzwaniom, przedsiębiorcy powinni jak najszybciej rozpocząć przygotowania do wdrożenia KSeF. Ważne jest, aby:

  • przeprowadzić audyt obecnych systemów i procesów,
  • opracować plan wdrożenia KSeF,
  • zapewnić szkolenia dla pracowników,
  • monitorować postęp prac i reagować na ewentualne problemy.

Wsparcie dostawców systemów ERP

Duże przedsiębiorstwa zmagające się obecnie z implementacją systemu e-faktur mogą liczyć na pomoc ze strony dostawców oprogramowań, w tym firmy Comarch. Platforma Comarch EDI KSeF jest dedykowana największym firmom, wymagającym indywidualnego podejścia do projektu implementacyjnego. Jest w pełni zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), umożliwiając wymianę i archiwizację faktur ustrukturyzowanych zgodnie z prawem.

Comarch oferuje również rozwiązania dla małych i średnich firm (jak na przykład Comarch ERP Optima), które dzięki temu, że są zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami, mogą pomóc we wdrażaniu KSeF pozostając na bieżąco z każdą zmianą wprowadzoną przez Ministerstwo Finansów.

KSeF to rewolucyjna zmiana, która ma na celu cyfryzację i ujednolicenie procesu fakturowania w Polsce. Mimo przesunięcia terminu wejścia w życie, przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się do nadchodzących zmian, a nie odkładać wdrożenie na później. KSeF to szansa na wyższą konkurencyjność, a tym samym większy zarobek, dlatego nie warto czekać.

Bibliografia

Źródło: „https://mfiles.pl/pl/index.php?title=Krajowy_System_e-Faktur&oldid=214577”